De stille motor van Kooi: de backoffice die alles laat draaien

Bij Kooi begint beveiliging meestal niet op locatie, maar bij de backoffice. Nog voordat een camera wordt geplaatst of een systeem live gaat, is hier het fundament al gelegd. Inside Sales en Planning vormen samen het startpunt en de ruggengraat van ieder project.

Voor veel klanten begint het contact met Kooi bij Inside Sales. Wanneer zij bellen naar het algemene nummer, een aanvraag doen of reageren op een offerte, komen ze hier terecht. Vanuit die eerste vraag wordt het proces zorgvuldig opgestart: leads worden opgevolgd, opdrachten bevestigd, app-accounts aangemaakt en de administratieve basis ingericht.

Zoals Anne van Leer, Inside Sales specialist, het verwoordt: “Wanneer klanten naar het algemene nummer van Kooi bellen, krijgen ze ons aan de lijn.” Die eerste stap is cruciaal, omdat collega’s in Sales en Projectmanagement moeten kunnen vertrouwen op de informatie die wordt vastgelegd. Anne werkt nauwkeurig en gestructureerd, zodat die basis altijd klopt. Bram van der Wal, Inside Sales specialist, ziet bovendien hoeveel de afdeling de afgelopen periode is gegroeid. “We hebben het afgelopen jaar enorme stappen gezet en de afdeling echt naar een hoger niveau getild, waardoor we een steeds betere dienstverlening waarborgen.”

Wat steeds duidelijker zichtbaar wordt, is hoe Inside Sales en Planning naar elkaar toe zijn gegroeid. Een belangrijke rol daarin speelt Rowin Leeftink, Inside Sales & Planning specialist. Hij beweegt zich dagelijks tussen beide disciplines en zorgt ervoor dat informatie niet blijft hangen tussen de commercie en uitvoering. “Door zowel inside sales- als planningswerkzaamheden op te pakken, zorgen we dat de overdracht soepel verloopt en het overzicht behouden blijft.” Die verbindende rol maakt processen sneller, duidelijker en menselijker.

Veel van het werk van de backoffice blijft onzichtbaar zolang alles goed gaat. Orders, offertes, facturatie en administratieve processen worden dagelijks gecontroleerd en verwerkt. Bram benoemt dat dit pas echt opvalt als het níet goed gaat. En wat er zou gebeuren als de backoffice er een dag niet is? Remco is daar duidelijk over: zonder backoffice wordt er niets geregeld.

De kracht van de backoffice zit niet alleen in structuur en precisie, maar vooral in mensen die samenwerken. Marketing, Sales, Projectmanagement en Finance leveren ieder hun eigen bijdrage, maar het is de backoffice die zorgt dat al die inspanningen samenkomen. Hier wordt informatie gedeeld, afgestemd en vastgehouden, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is.

Doordat Inside Sales en Planning zo nauw samenwerken, ontstaat er rust in het proces. Overdrachten voelen logisch aan, afspraken blijven helder en er is ruimte om snel te schakelen wanneer dat nodig is. De backoffice vormt daarmee de basis waarop andere afdelingen kunnen bouwen en vertrouwen.

Zo is de backoffice uitgegroeid tot de stille motor van Kooi. Niet zichtbaar op de voorgrond, maar elke dag van doorslaggevend belang. Omdat hier de basis klopt, kunnen collega’s in de rest van de organisatie doen waar zij goed in zijn en blijft Kooi grip houden op kwaliteit, snelheid en betrouwbaarheid. Van het eerste klantcontact tot een perfect uitgevoerde planning.